A papír alapú naptárak ideje lejárt, a jövőben már nem csak az optika belső munkaszervezési elképzelései határozzák meg azt, hogy miként kezelje valaki a vizsgálati időpontokat saját praxisában. Aktuális posztunkban arról olvashatsz, hogy milyen módon támogatja egy praxismenedzsment szoftver az időpontfoglalást.   Emberek vagyunk, az emberek pedig a legnagyobb odafigyelés mellett is hibáznak. Különösen gyakori ez az időpontok foglalása, egyeztetése során. Mindannyian ismerjük a jegyzettömbre, kockásfüzetbe gyorsan felírt, vagy a falinaptárra felvitt időpontok kezelésének nehézségeit és az ebből eredő problémákat. Gyakran hiba csúszik a rendszerbe. Az egészségügyi szolgáltatók esetében különös figyelmet érdemel a vizsgálatok ütemezése, hiszen a pácienssel, orvossal, sőt sok esetben a különböző helyszínekkel is szinkronizálni kell, miközben az ügyfelek kiszolgálásának minősége, gyorsasága alapjaiban határozza meg a vásárlói élményt. Ha ez a folyamat nem működik hatékonyan, akkor kevesebb vásárlót sikerül kiszolgálni, ha várakozni kell, akkor elégedetlenek lesznek, és máshova mennek ügyfeleink, így végső soron pénzt veszítünk.   Érdekesség, hogy egy felmérés szerint a praxismenedzsment területén egyébként élenjáró Egyesült Államokban évente több mint 150 milliárd dollárra tehető az a többletköltség, amit a meghiúsult időpontfoglalások eredményeznek a teljes egészségügyi rendszerben. Legyinthetnénk erre persze nagyvonalúan, mondván ezek csak teoretikus számok a világ másik feléről, de ha egy picit jobban utánaszámolunk, már egy átlagos méretű hazai optika esetén is szemmel látható az a megtakarítás, amit a hatékony és optimalizált időpontmenedzsment eredményezhet. Gondoljunk csak arra, hogy egyszerűbbé válik az adminisztráció, jó beosztással javítható a vizsgálatokat végző orvosok idejének kihasználtsága, több pácienst tudunk kiszolgálni, ha pedig megfelelő értesítéseket, emlékeztetőket kapnak a vásárlók, akkor kisebb eséllyel feledkeznek meg a lefoglalt időpontjukról.   A digitális praxismenedzsment megoldások egyik legfontosabb előnye, hogy rendelkeznek olyan időpontfoglalási funkcióval, ami hatékonyan támogatja ezt a folyamatot. Segítségükkel csökkenthető a bevétel- és időveszteség, legyen szó akár az időbeosztások változásából, váratlan késésekből, elmaradt időpontokból, akár a páciensek és optometriai szakemberek változó igényeiből eredő okokról. Mivel egy fejlett praxismenedzsment megoldás az optikai ügyvitel számos területét és a teljes értékesítési folyamatot támogatja, fontos előny az is, hogy a vizsgálati időpontok kezelése nem egy különálló rendszerben történik, hanem ott, ahol az ügyféladatok, vizsgálati előzmények és minden egyéb a pácienshez kapcsolódó információ megtalálható. Az alábbiakban összeszedtük, hogy a clearvis.io praxismenedzsment szoftverének időpontfoglalási funkciója milyen konkrét lehetőségeket kínál a felhasználók számára:

1. Az időpontok rendkívül egyszerűen és gyorsan rögzíthetőek a rendszer elektronikus naptárába, ami kiküszöböli az adminisztrációs hibákat és az egymásra foglalás lehetőségét, mi több gyakorlatilag bárhol, bármikor elérhető, és mindig minden munkatárs számára valós időben frissülnek a változások.
2. A vizsgálati időtartam protokollonként előre definiálható, így egy vizsgálattípus kiválasztásakor automatikusan a megfelelő időtartamot foglalja be a rendszer.
3. Az időpontkereső segítségével azonnal látható, hogy adott vizsgálattípushoz, vagy konkrét szakorvoshoz, optometristához mikor foglalható a legközelebbi időpont.
4. A rendszer integrálható külső Google naptárakkal is, így az optikai szakemberek igény esetén pár kattintással a saját naptárjukhoz is szinkronizálhatják az adatokat.
5. A foglalásról – az optika arculatának megfelelően testreszabható – automatikus e-mail visszaigazolás küldhető az ügyfeleknek. Ez naptárba importálható meghívót is tartalmaz így az ügyfelek egyszerűen elmenthetik az időpontot.
6. A vizsgálatot megelőzően automatikus e-mail vagy sms emlékeztetők küldhetőek.
7. Egyszerűen integrálható a foglalási rendszer az optika weboldalába is, így gyakorlatilag teljesen automatikusan foglalhat valaki szabad időpontot, anélkül, hogy kapcsolatba kellene lépnie az optika munkatársaival. A foglaláskor megadott telefonszám és e-mail cím pedig automatikusan a vevőtörzsbe is rögzítésre kerül, ezáltal elkerülhető a dupla adminisztráció. 

  Összefoglalva könnyű belátni, hogy a fenti funkciók egyszerűsítik az adminisztrációt, segítenek kiküszöbölni a hibákat és mindemellett időt takaríthatnak meg egy optika számára. Azonban legalább ennyire fontos az is, hogy kényelmesebbé teszik a vásárlók életét, így szívesen és gyakrabban térnek vissza. Erre gondolva pedig mindenképp tartsuk szem előtt, hogy egy minden munkatárs által kedvelt, precízen vezetett falinaptárral házon belül még akár lehet is – bár szerintünk nem érdemes – együtt élni, azt viszont bátran ki merjük jelenteni, hogy a versenyképesség alapvető feltétele már rövidtávon is az, hogy szem előtt tartjuk az egyre fiatalabb generációk vásárlási szokásait. Ha ennek szeretnénk megfelelni, akkor nélkülözhetetlen a digitalizáció. Ma már az emberek nem akarnak telefonálni, hanem egy online felületen vagy alkalmazásban foglalnak időpontot, ha valahova be szeretnének jelentkezni. Programjukat online naptárban szervezik a mobiltelefonjukon, és azt tartják észben, amiről emlékeztető, értesítés érkezik ugyanerre a készülékre. Aki ezt a kényelmet nem biztosítja az ügyfelek számára, az jelentős versenyhátrányba kerül. A vásárló ugyanis oda megy, ahol a számára legkényelmesebb kiszolgálást kapja. Jusson eszünkbe egy analógia. Ma már senki nem hívja fel a mozit, hogy jegyet foglaljon, hanem pár kattintással online kiválasztja azt a széket, amelyiket szeretné lefoglalni, e-mailben megkapja a jegyeket és a mobiljával azonosítja magát, amikor bemegy a terembe… Ha ezt az opciót valahol nem biztosítják, akkor az emberek többsége egyszerűen átpártol máshova. Amennyiben szeretnél többet megtudni arról, milyen egyéb területeken lehet segítségedre egy digitális praxismenedzsment megoldás, olvass tovább!