A digitális időpontfoglalás a hatékony optikai praxismenedzsment alapja

 

A papír alapú naptárak ideje lejárt, a jövőben már nem csak az optika belső munkaszervezési elképzelései határozzák meg azt, hogy miként kezelje valaki a vizsgálati időpontokat saját praxisában. Aktuális posztunkban arról olvashatsz, hogy milyen módon támogatja egy praxismenedzsment szoftver az időpontfoglalást.

 

Emberek vagyunk, az emberek pedig a legnagyobb odafigyelés mellett is hibáznak. Különösen gyakori ez az időpontok foglalása, egyeztetése során. Mindannyian ismerjük a jegyzettömbre, kockásfüzetbe gyorsan felírt, vagy a falinaptárra felvitt időpontok kezelésének nehézségeit és az ebből eredő problémákat. Gyakran hiba csúszik a rendszerbe. Az egészségügyi szolgáltatók esetében különös figyelmet érdemel a vizsgálatok ütemezése, hiszen a pácienssel, orvossal, sőt sok esetben a különböző helyszínekkel is szinkronizálni kell, miközben az ügyfelek kiszolgálásának minősége, gyorsasága alapjaiban határozza meg a vásárlói élményt. Ha ez a folyamat nem működik hatékonyan, akkor kevesebb vásárlót sikerül kiszolgálni, ha várakozni kell, akkor elégedetlenek lesznek, és máshova mennek ügyfeleink, így végső soron pénzt veszítünk.

 

Érdekesség, hogy egy felmérés szerint a praxismenedzsment területén egyébként élenjáró Egyesült Államokban évente több mint 150 milliárd dollárra tehető az a többletköltség, amit a meghiúsult időpontfoglalások eredményeznek a teljes egészségügyi rendszerben. Legyinthetnénk erre persze nagyvonalúan, mondván ezek csak teoretikus számok a világ másik feléről, de ha egy picit jobban utánaszámolunk, már egy átlagos méretű hazai optika esetén is szemmel látható az a megtakarítás, amit a hatékony és optimalizált időpontmenedzsment eredményezhet. Gondoljunk csak arra, hogy egyszerűbbé válik az adminisztráció, jó beosztással javítható a vizsgálatokat végző orvosok idejének kihasználtsága, több pácienst tudunk kiszolgálni, ha pedig megfelelő értesítéseket, emlékeztetőket kapnak a vásárlók, akkor kisebb eséllyel feledkeznek meg a lefoglalt időpontjukról.

 

A digitális praxismenedzsment megoldások egyik legfontosabb előnye, hogy rendelkeznek olyan időpontfoglalási funkcióval, ami hatékonyan támogatja ezt a folyamatot. Segítségükkel csökkenthető a bevétel- és időveszteség, legyen szó akár az időbeosztások változásából, váratlan késésekből, elmaradt időpontokból, akár a páciensek és optometriai szakemberek változó igényeiből eredő okokról. Mivel egy fejlett praxismenedzsment megoldás az optikai ügyvitel számos területét és a teljes értékesítési folyamatot támogatja, fontos előny az is, hogy a vizsgálati időpontok kezelése nem egy különálló rendszerben történik, hanem ott, ahol az ügyféladatok, vizsgálati előzmények és minden egyéb a pácienshez kapcsolódó információ megtalálható.

Az alábbiakban összeszedtük, hogy a clearvis.io praxismenedzsment szoftverének időpontfoglalási funkciója milyen konkrét lehetőségeket kínál a felhasználók számára:

  1. Az időpontok rendkívül egyszerűen és gyorsan rögzíthetőek a rendszer elektronikus naptárába, ami kiküszöböli az adminisztrációs hibákat és az egymásra foglalás lehetőségét, mi több gyakorlatilag bárhol, bármikor elérhető, és mindig minden munkatárs számára valós időben frissülnek a változások.
  2. A vizsgálati időtartam protokollonként előre definiálható, így egy vizsgálattípus kiválasztásakor automatikusan a megfelelő időtartamot foglalja be a rendszer.
  3. Az időpontkereső segítségével azonnal látható, hogy adott vizsgálattípushoz, vagy konkrét szakorvoshoz, optometristához mikor foglalható a legközelebbi időpont.
  4. A rendszer integrálható külső Google naptárakkal is, így az optikai szakemberek igény esetén pár kattintással a saját naptárjukhoz is szinkronizálhatják az adatokat.
  5. A foglalásról – az optika arculatának megfelelően testreszabható – automatikus e-mail visszaigazolás küldhető az ügyfeleknek. Ez naptárba importálható meghívót is tartalmaz így az ügyfelek egyszerűen elmenthetik az időpontot.
  6. A vizsgálatot megelőzően automatikus e-mail vagy sms emlékeztetők küldhetőek.
  7. Egyszerűen integrálható a foglalási rendszer az optika weboldalába is, így gyakorlatilag teljesen automatikusan foglalhat valaki szabad időpontot, anélkül, hogy kapcsolatba kellene lépnie az optika munkatársaival. A foglaláskor megadott telefonszám és e-mail cím pedig automatikusan a vevőtörzsbe is rögzítésre kerül, ezáltal elkerülhető a dupla adminisztráció. 

 

Összefoglalva könnyű belátni, hogy a fenti funkciók egyszerűsítik az adminisztrációt, segítenek kiküszöbölni a hibákat és mindemellett időt takaríthatnak meg egy optika számára. Azonban legalább ennyire fontos az is, hogy kényelmesebbé teszik a vásárlók életét, így szívesen és gyakrabban térnek vissza. Erre gondolva pedig mindenképp tartsuk szem előtt, hogy egy minden munkatárs által kedvelt, precízen vezetett falinaptárral házon belül még akár lehet is – bár szerintünk nem érdemes – együtt élni, azt viszont bátran ki merjük jelenteni, hogy a versenyképesség alapvető feltétele már rövidtávon is az, hogy szem előtt tartjuk az egyre fiatalabb generációk vásárlási szokásait.

Ha ennek szeretnénk megfelelni, akkor nélkülözhetetlen a digitalizáció. Ma már az emberek nem akarnak telefonálni, hanem egy online felületen vagy alkalmazásban foglalnak időpontot, ha valahova be szeretnének jelentkezni. Programjukat online naptárban szervezik a mobiltelefonjukon, és azt tartják észben, amiről emlékeztető, értesítés érkezik ugyanerre a készülékre. Aki ezt a kényelmet nem biztosítja az ügyfelek számára, az jelentős versenyhátrányba kerül. A vásárló ugyanis oda megy, ahol a számára legkényelmesebb kiszolgálást kapja. Jusson eszünkbe egy analógia. Ma már senki nem hívja fel a mozit, hogy jegyet foglaljon, hanem pár kattintással online kiválasztja azt a széket, amelyiket szeretné lefoglalni, e-mailben megkapja a jegyeket és a mobiljával azonosítja magát, amikor bemegy a terembe… Ha ezt az opciót valahol nem biztosítják, akkor az emberek többsége egyszerűen átpártol máshova.

Amennyiben szeretnél többet megtudni arról, milyen egyéb területeken lehet segítségedre egy digitális praxismenedzsment megoldás, olvass tovább! 

Tagek:

Megosztás:

Regisztráció

Regisztrálj az alábbi adatok megadásával és az első 250 vizsgálatot és 10 megrendelést ingyenesen rögzítheted új rendszeredben.

Add meg céged és üzleted adatait

Több üzlet esetén csak az első üzlet nevét és címét add meg. A további üzletek felvehetőek a regisztrációt követően.

Kapcsolattartó adatai

Ügyfélszolgálatunk a kapcsolattartót fogja keresni előfizetési és számlázási kérdésekben.

BEJELENTKEZÉS

Add meg az előfizetés nevét a bejelentkezéshez. Ha nem ismered akkor kérd a cégvezetőtől.

Előfizetés neve:

https://clearvis.io/
Még nincs előfizetésed? Regisztráláshoz kattints ide.