A számviteli törvény szerint egy évben egyszer, jellemzően az év végén vagy az év elején minden vállalkozásnak leltárt kell készítenie. Fel kell mérni az üzletben lévő valós készletet, az eredményt össze kell vetni a nyilvántartás szerinti készlettel, majd az eltéréseket át kell vezetni a nyilvántartásba. A végeredmény tehát az, hogy a nyilvántartás az üzlet készletének valós képét fogja mutatni.

A nyilvántartás alapján a könyvelés pontosan ki tudja számolni a cég eredményét az adott évre.

Ezt tudja mindenki, nincs ebben semmi újdonság. El kell végezni, és kész.

Ugyanakkor nem mindegy, hogyan. Lehet lassan, sok hibalehetőséggel, és lehet úgy is, hogy az üzletmenetben alig okoz fennakadást; ráadásul nem csak egy kényszerből elvégzendő, kötelező feladat lesz, hanem üzleti értéket is teremt ez a munka az optika számára.

Ez már érdekes. Leginkább arra vagyok kíváncsi, hogyan oldható meg ez a feladat kevesebb munkaráfordítással.

Minden a jól előkészítésen múlik. Három lépést érdemes előzetesen elvégezni. Először is: le kell zárni minden függő bevételezést és selejtezést. Így ki tudjuk szűrni a lejárt szavatosságú termékeket, az elvitt szemüvegek lencséit és így tovább. A lényeg: ne maradjon a letárt akadályozó készletezési feladat.

Másodszor: ellenőrizni kell, hogy minden kiadott szemüveget rögzítettünk-e a praxismenedzsment rendszerben. Ehhez a Clearvis.io-ban a főmenüből elérhető Kimutatások alatt kérhetjük le a nyitott előlegszámlák listáját. Itt ellenőrizhetjük például, hogy van-e olyan nyitott előlegszámla, amelyhez a szemüveg már nincs a boltban. Ha találunk ilyet, akkor az eladást rögzíteni kell a megrendeléshez tartozó Eladás gombbal.

A harmadik lépés pedig, hogy osszuk fel külön területekre a munkatársak között a feladatokat, ki a napszemüvegeket, ki a kereteket, ki a kellékanyagokat stb. viszi fel. Így párhuzamosan (és gyorsabban) készülhet el a teljes készlet felmérése. Ennek megfelelően a leltári ívekből is annyit kell létrehozni, ahány területre osztottuk a leltározást.

A sok önálló ív később nem nehezíti a dolgomat?

Éppen hogy könnyíti! Ha valami hiba csúszik a leltárba, sokkal egyszerűbb lesz egy olyan ívet javítani, amin száz tétel van, mint egy olyat, amin mondjuk hat-hétszáz. Az összesítését pedig majd úgy is elvégzi a Clearvis.io.

Van más is, amire figyelnem kell?

Ezen felül csak a szokásos ökölszabályok betartása fontos. Például zárjuk be a boltot a leltár idejére (ezért is fontos a gyors munka), hiszen ha úgy leltározunk, hogy közben folyamatosan változik a készlet, szinte biztosan hibás lesz a végeredmény. Illetve a teljes készletet fel kell mérni! Tehát nem csak az eladótérben és a raktárban lévő állományt (keretek, ápolófolyadékok, kontaktlencsék stb.), hanem még az irodában tárolt tételeket is.

Szintén a letár része kell legyen minden kiadásra váró tétel, melyért előleget már fizettek, de végszámla még nem keletkezett hozzá. Ugyanakkor: nem kell felvinni a leltári ívekre olyan eszközöket, amik nem képezik a cég tulajdonát: például a bizományos készletet, a próbakontaktlencséket, illetve minden olyan terméket, amit nem vételeztünk be.

Ok, ezek többségét tudom. De hogyan segíti mindezt a Clearvis.io?

Ha nem is old meg mindent, bizonyos kulcsmomentumokban rengeteget tud segíteni egy jól felépített, optikai folyamatokra szabott praxismenedzsment eszköz. A legnagyobb egyszerűsítés, hogy lényegében vonalkód-beolvasásra lehet redukálni a leltározási feladatokat. Sőt ha vezeték nélküli vonalkódolvasót használunk, még csak le sem kell venni a termékeket a tárolókról (a vonalkódolvasó választásával az ékszercímkékről szóló posztunkban foglalkoztunk(LINK)).

A szoftver kezelése pedig nagyon egyszerű: a Clearvis.io főmenüjének Készletvezetés pontjában nyitunk Új leltárt (a képernyő alján). Megadjuk a leltár dátumát, nevét (pl. „Éves leltár”), majd a megjelenő képernyőn létrehozzuk a leltári íveket a fent már említett felosztás szerint és elnevezéssel (napszemüvegek, férfi keretek stb.).

Ha a termékeken van vonalkód, akkor innentől már csak a beolvasó csipogása hallatszik a boltban. A termékek bevihetők úgy, hogy az azonosakból egyet leolvasunk, és megadjuk a mennyiségét, vagy egyenként beolvassuk az azonos termékeket is. Értelemszerűen ha valamiből 20 darab van, az első módszer a hatékonyabb, míg ha csak két darab van készleten, az utóbbi.

A Clearvis.io egyébként azzal is segíti a leltárkészítést, hogy eleve tartalmazza egyes termékek (például a kontaktlencsék, folyadékok) gyári vonalkódját.

Amikor minden terméket felvittünk, az Összegzés gombra kattintunk, és innentől lényegében mindent automatikusan elvégez a Clearvis.io. A bevitt listákat összeveti a teljes terméktörzzsel, majd kiírja, ha valamelyik termékből többlet vagy hiány van. Így tudjuk, hogy mit és hány darabot keresünk. Ha megtaláltuk a hiány vagy többlet okát (amihez kérhetünk segítséget a Clearvis.io készletmozgás-kimutatásától is), akkor az adott ívhez visszatérve módosíthatjuk az érintett tételeket.

Amikor jóváhagytuk a leltárt, kapunk egy nyomtatásra kész leltári jelentést, a főmenü Készletkimutatás pontjában pedig letölthetjük a készlet leltár által összesített állapotát Excel-táblázatban vagy PDF-ben. Ezzel már tud dolgozni a könyvelés, és mi is jobban látjuk, hogy állnak a cégünk készletei.

Ha szeretnél erről saját szemeddel is meggyőződni, a linkre kattintva díjmentesen ki is próbálhatod.