Az elmúlt tíz évben a technológiai fejlődés óriási hatással volt az élet számos területére: megváltoztatta az emberek egymással való interakcióját és a munkavégzés folyamatát is. A szolgáltató szektorokban már minden munkafolyamatot digitális megoldásokkal támogatnak, legyen szó az ügyféllojalitás kialakításáról, a vásárlók számának növeléséről vagy az üzletmenet optimalizálásáról. A praxismenedzsment szoftverek megjelenésével már az egészségügyi területen dolgozók számára is elérhetőek olyan eszközök, amelyek képesek összehangolni egy praxis működtetésének minden aspektusát, ezzel jelentősen megkönnyítve például egy optikában a szakemberek napi munkáját és nem utolsósorban növelni az ügyfélélményt.
Munkánk során sokszor tapasztaljuk azonban, hogy az általunk megkeresett szakemberek körében is alacsony a nyitottság a digitalizációval kapcsolatban. Gyakran találkozunk azzal a félelemmel, hogy a praxismenedzsment szoftver lassítja a munkát. Ez a tévhit legtöbbször abban a rossz gyakorlatban gyökerezik, hogy a kiválasztott szoftver nem rendelkezik a megfelelő, testreszabható funkciókkal és/vagy rosszul lett bevezetve.
Ez a probléma azonban kezelhető és megoldható.
Elsősorban azt kell megértenünk és elfogadnunk, hogy meglévő és leendő ügyfeleink életében a digitalizáció már nem megkerülhető. Aki használ netbankot vagy a parkolását applikáción keresztül intézi, az pontosan tudja, hogy mennyivel egyszerűbb az ügyintézés digitális platformon. Az optikánkba betérve pontosan ugyanezt a rugalmasságot, gyorsaságot, átláthatóságot várja.
A digitális praxismenedzsment pontosan ezt az igényt szolgálja ki, ha megfelelően választottunk, és maga a szoftver is megfelelően lett bevezetve.
Rögtön adódik is az első kérdés:
Hogyan válasszuk ki az igényeinknek legmegfelelőbb szoftvert?
Ehhez elsősorban az optikák munkafolyamatait kell megvizsgálni. Jellemzően a papír alapú ügymenet a következő sorrendben zajlik.
- Időpont rögzítése: papír alapon történik, az ügyfél törzsadatainak rögzítésével.
- Adatkezelési hozzájárulás elfogadtatása, amelyhez szintén szükséges a törzsadatok rögzítése.
- Vizsgálati adatok rögzítése: anamnézis felvitele, vizsgálati eredmények, receptek dokumentálása
- Munkalap kitöltése: törzsadatok ismételt felvétele, receptek, rendelt termékek újbóli rögzítése.
Jól látszik tehát, hogy a folyamatban több, többször is ismétlődő fázis van, amelyet a praxismenedzsment digitalizálásával elkerülhetünk, ráadásul a rögzített adatok sokkal gyorsabban visszakereshetőek, és a számlázást, jótállást is kezeli.
Ahhoz, hogy az igényeinknek megfelelően működjön a praxismenedzsment szoftverünk, a következőkre kell figyelnünk:
- Az optikák számára legmegfelelőbb praxismenedzsment szoftvernek három különböző funkciót kell tartalmaznia:
- Medikai
- Kereskedelmi
- CRM
- A bevezetés sorrendje: általánosságban elmondható, hogy a megfelelő bevezetés a fent már leírt négy pont sorrendjében kell, hogy alakuljon. Elsőként az időpontfoglalást, aztán az adatkezelési hozzájárulást, majd a vizsgálati adatok rögzítését, végül pedig a munkalap kitöltésének folyamatát érdemes digitalizálni.
- Adatmigráció. A bevezetett szoftver tudja kezelni az excelben vagy a régebben használt szoftverben tárolt adatokat, de a papíron rögzítetteket is. Erre megoldás lehet akár a papíron található adatok befényképezése és a digitális munkalaphoz csatolása.
- A megfelelő digitális eszközök kiválasztása. Gyakran találkozunk azzal a problémával, hogy az üzlethelyiség ügyféltere kicsi vagy egyszerűen esztétikailag nem mutat jól benne egy asztali gép, ezért érdemes figyelni arra, hogy az általunk kiválasztott szoftver fusson táblagépeken is. Sokkal kisebb helyet foglalnak el, és nagyobb mobilitással rendelkeznek.
- Az új rendszer testreszabása. Ez az a mozzanat, amelyre muszáj időt szánnunk. Annak érdekében, hogy a praxismenedzsment szoftver (PMS) érdemben támogassa munkafolyamatainkat, figyelni kell arra, hogy a kiválasztott eszköz testreszabható legyen és alkalmazásával ne kelljen minden, már kialakult folyamatot átalakítani. Ne az üzletnek kelljen a szoftverhez igazodnia. Éppen ezért a PMS kiválasztása nem lehet egy ember privilégiuma. Érdemes figyelembe venni a szaküzletben dolgozó kollégák véleményét és igényeit is.
- Asszisztencia elérhetősége. Minden szoftvernek van egy tanulási görbéje, ez idő alatt gyakrabban lehet szükség technikai támogatásra, amely ideális esetben 24 órán keresztül, de legalábbis munkaidőben mindenképpen elérhető, esetleg az első hetekben személyes asszisztenciával is támogatást nyújt.
Alapvető funkciók, amelyekre szükség lesz!
Fontos, hogy a PMS olyan funkciókkal rendelkezzen, amelyek a lehető legnagyobb részben lefedik a teljes tevékenységi kört és biztosítják, hogy ne kelljen több különböző megoldást párhuzamosan használni. Például külön naptárban kezelni az időpontokat, más szoftverben vezetni a készleteket, és megint más eszközben nyilvántartani a vásárlói adatokat. A jó optikai PMS a következő funkciókkal segíti egy optikai praxis működését:
- Mérőműszer integráció
- Testreszabható vizsgálati protokoll és részletes, átlátható anamnézis
- Automatikus időpontfoglalás és visszaigazolások
- Emlékeztető e-mailben/SMS -ben a pácienseknek
- Automatikusan generált és összehasonlítható ajánlatok
- Részletes és valós idejű készletnyilvántartás
- Marketing automatizáció támogatása
- Számlázás, előlegkezelés
- Pénzügyi, értékesítési riportok készítése
- Jogszabályi megfelelést segítő funkciók
- Biztonságos adattárolás és finomhangolható hozzáféréskezelés
Ne maradjon ki a próbaidőszak!
Minden praxismenedzsment megoldás egyedi: egyes szoftverek tökéletesen illeszkednek a praxisunk stílusához, míg mások nem. A feladat az, hogy a legmegfelelőbbet találjuk meg, ez pedig nem lehetséges – vagy igen drága mulatság – próbaidőszak nélkül.
Ha szeretnél többet megtudni arról, hogy milyen funkcionalitást kínál a Clearvis.io megoldása, tekintsd meg részletes bemutatónkat.
