Ahány ház, annyi szokás – szokták megmagyarázni közmondásilag, hogy miért nem lehet testhez álló szoftvert választani egy optika praxisának a menedzseléséhez. De ha a dolgok mélyére nézünk, mást látunk: minden házban ugyanazok a napi rutinok mennek, csak az egyikben jobban, a másikban zökkenőkkel. És valószínűleg ott mennek jobban a dolgok, ahol vannak keretek, mindenki tudja, mikor mit kell csinálnia, az automatizálható folyamatok pedig valóban maguktól mennek.

Pontosan ilyen szerepet tölt be az optikák életében a praxismenedzsment szoftver: mederbe tereli és részben automatizálja a folyamatokat, melyek minden praxisban ugyanúgy zajlanak. Ebből a szempontból lényegtelen is, hogy a praximenedzsment szoftver helyi telepítésű vagy felhős, de ha bízunk abban, hogy bevezetése növekedést eredményez (márpedig eredményez, ha jól csináljuk!), jó ha szem előtt tartjuk: a felhőszolgáltatás bővítése csupán pár kattintás (percek), míg egy újabb szoftverlicenc beszerzése és integrálása hosszabb idő (napok, hetek, akár hónapok).

Ahány ház, annyi szokás – máshogy

Bár a feladat ugyanaz – hiszen minden optika ugyanabban a piaci és szabályozási környezetben szeretne érvényesülni –, a praxismendzsement szoftverek sokfélék: egyrészt eltérnek egymástól komplexitásban (pl. CRM vs komplex EHR), másrészt abban is, hogy a belső folyamatokra vagy a páciensekkel való kapcsolattartásra helyezik-e a hangsúlyt. De mindegyiknek az a végső célja, hogy a páciens a lehető legjobban érezze magát abban a nem feltétlenül komfortos helyzetben, amit egy szemészeti vizsgálat jelent.

Az alábbiakban sorra vesszük, hogy milyen funkciókat érdemes ezeknél a szoftvereknél megvizsgálni, mielőtt döntünk. Ha ugyanis fél év múlva elfog bennünket az “én nem ilyen lovat akartam” érzés, a váltás nehéz lesz – nem lehetetlen, de hosszadalmas, kockázatos, és esetleg költséges is. Amikor átgondoljuk, hogy az egyes kínált funkciók miben segíthetnek, a jövőre, terveinkre is gondoljunk, valamint arra is, hogy a támogató szoftver bevezetése kétoldalú folyamat. A szoftverben és a cégben is kell lennie rugalmasságnak, hogy maximálisan ki lehessen aknázni a váltás előnyeit. Előbbire a szoftver gyártója tud megnyugtató választ adni, utóbbira mi magunk.

1. Ezek nélkül nincs jó praxismenedzsment eszköz.

Az optikák is egészségügyi adatokat, azaz minősített személyes adatot kezelnek. Emiatt csak olyan praxismenedzsment szoftver jöhet szóba, amely garantálja a megfelelő adatbiztonságot, a GDPR-kompatibilitást és az egészségügyi adatok kezelésére vonatkozó egyéb magyar előírásokat (pl. EESZT-kompatibilitás).

• A GDPR, az Európai Unió 2018 májusában életbe lépett általános adatvédelmi rendelete (General Data Protection Regulation) szigorúan szabályozza a személyes adatok kezelését. A szankciók is kemények: a büntetés maximális mértéke elérheti a teljes éves árbevétel 4 százalékát. Bár a magyar felügyelő szerv, a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság kkv-kkal szemben kevésbé szigorú, nem érdemes ilyen hibákkal csökkenteni az üzlet profitot.
• Nem kötelező elem, de óriási segítség az EESZT-kompatibilitás. Jelentős adminisztratív könnyebbség, ha a praxismenedzsment szoftver automatikusan szolgáltat adatokat az Elektronikus Egészségügyi Szolgáltatási Térbe. Ez 2020. június 1-től minden egészségügyi szolgáltatónak kötelező, ha orvosi feladatok ellátására is van működési engedélye.
  
  Az EESZT-kompatibilitásnak van más hozadéka is. Ilyen például, hogy a vizsgálatot végző szemész orvos, optometrista az EESZT-ben egyben láthatja a páciens egészségügyi profilját, amely segíthet a konkrét szemészeti problémák hátterének felderítésében (egészségügyi előzmények, krónikus betegségek stb.).
• A biztonság kapcsán többek között az adatok titkosítása, a fejlett jogosultságkezelés (felhasználók, eszközök stb.) meglétére kell figyelni.

2. Fontosabb alapfunkciók: kinek mi kell.

Az egyéb szolgáltatásokat tekintve a variációs lehetőségek száma végtelen. A funkciók értékeléséhez két dolgot kell tudnunk: hol tart most a praxisunk (milyen szolgáltatások, hány páciens, mekkora forgalom stb.), és hová szeretnénk eljuttatni rövid, közép- és hosszú távon.

• Vizsgálatok. Sok megoldás támogatja a vizsgálat, az anamnézis folyamatát, illetve integrálhatók vele a műszerek, így a mérési adatok automatikusan bekerülnek a páciens profiljába. Fontos kérdés, hogy testre szabható-e a vizsgálat, ugyanis az általános kereteken túl a konkrét vizsgálati protokoll akár szemészenként is eltérhet. Ha ki lehet alakítani az egyéni protokollhoz igazodó sablont, az csökkenti az anamnézis során a személyes hibák előfordulásának lehetőségét (pl. nem marad ki vizsgálati fázis, kérdés stb.).
  
  Alapkérdés, hogy milyen módon és mekkora rugalmassággal integrálható a szoftver és a meglévő műszerek. A protokollon esetleg lehet módosítani, de új műszert beszerezni költséges játék.
• Értékesítés. Mivel a vizsgálathoz általában értékesítés is kapcsolódik, nagy előny egy integrált és komplex megrendeléskezelő (esetleg egy “ha ez, akkor annyi…” típusú összehasonlító ajánlatkészítési lehetőséggel), főleg ha akciókat, törzsvásárlói programot és magán egészségbiztosításokat is kezel. Csökkenti a hibalehetőséget és az adminisztrációs terhet, ha a szoftverben a számlázásig-fizetésig végig lehet vinni az értékesítést.
  
  Az értékesítésnek másik oldala is van: csak azt tudjuk eladni, amit a gyártótól/nagykereskedőtől megrendeltünk. Komoly segítség, ha van integrált készletnyilvántartó, valamint napra kész gyártói termékkatalógus, aminek segítségével azonnal feladható a megrendelés, ha a páciens kiválasztotta a neki tetsző terméket.
• Marketing. A jó marketinghez adat kell, valamint egy olyan felület, ahol ezeket az információkat ki lehet használni. Érdemes megnézni, hogy a potenciális praxismenedzsment eszközben vannak-e ilyen lehetőségek. Lehet-e például küldeni automatikusan emailt az törzsvásárlói program tagjainak az aktuális és személyre szabott kedvezményekről, értesítést a megrendelt termék megérkeztéről, van-e figyelmeztetést a kontrollvizsgálat esedékességéről, esetleg azonnali önkiszolgáló időpontfoglalási lehetőséggel.
• Vállalkozásirányítás. Végül, de nem utolsósorban: lehet-e készíteni a praxis aktuális állapotáról, az akciókról stb. elemzéseket, melyekből kiderül, merre érdemes fejleszteni az üzletmenetet.

Amikor értékeljük az egyes funkciócsoportok tudását, ne felejtsük a legfontosabb szempontot: nem szemvizsgálatot, szemüveget vagy kontaktlencsét adunk el, hanem vásárlói élményt. Ezekre a funkciókra is aszerint kell néznünk, hogy praxisunkban mennyiben járulnak hozzá, hogy a hozzánk forduló ügyfél azt érezze: a legjobbat kapta abból, amire adott pillanatban szüksége volt.

Egy következő alkalommal az ügyfélélmény mibenlétét is kivesézzük.

Maradjatok velünk, még sok érdekes és hasznos epizóddal jövünk a praxismenedzsment szoftverek világából.